In passato, quando si utilizzava l’espressione “software per commercialisti” si faceva solitamente riferimento a programmi informatici che servivano a gestire la contabilità. In sostanza, gli addetti dello studio si limitavano a passare i movimenti della prima nota, le fatture di vendita e di acquisto e a stampare i registri IVA, le relative liquidazioni e il giornale bollato. Adesso le cose sono totalmente cambiate e quando si parla di software per commercialisti ci si riferisce a tool che gestiscono moltissimi aspetti del business aziendale, quindi non soltanto la contabilità, ma anche il magazzino, i flussi finanziari, il cash flow, la riconciliazione bancaria e in generale tutto quanto è necessario per fornire una consulenza strategica ai propri clienti allo scopo di migliorare le loro performance e prevenire le eventuali situazioni critiche.
Si tratta in sostanza di soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse d’impresa) che oltre a gestire l’aspetto contabile inquadrano l’azienda a 360 gradi consentendo di ricavare velocemente tutti quei dati che servono per monitorare lo stato di salute generale dell’azienda attraverso report, grafici ecc.
Cerchiamo quindi di saperne di più sulle caratteristiche di questi software così da fornire qualche strumento utile per scegliere il miglior programma per commercialisti.
Software per commercialisti: l’importanza della modularità
Una caratteristica fondamentale di un ottimo programma per commercialisti è la sua ampia modularità. Deve cioè trattarsi di un tool che integri diversi strumenti di lavoro (moduli) che possono essere sfruttati o no a seconda del tipo di azienda che si è chiamati a gestire. Un conto, infatti, è avere a che fare con una piccola impresa familiare o con l’attività di un libero professionista magari nel regime forfettario, un altro è gestire una società a responsabilità limitata oppure una società per azioni. È ovvio che le esigenze di aziende talmente diverse non sono mai le stesse.
Software on-premises o cloud?
I software on-premises sono programmi informatici caratterizzati dal fatto che vengono installati e successivamente gestiti tramite computer locali (l’espressione inglese on the premises significa nelle sedi) e questa era la modalità preminente fino ad alcuni anni fa. Adesso la tendenza è quella di utilizzare il cloud computing, ovvero una modalità in cui l’accesso al software può avvenire tramite un qualunque dispositivo connesso a Internet (pc, smartphone, tablet). In sostanza, il software si trova su un server remoto al quale è possibile accedere da qualsiasi luogo in cui è disponibile una connessione Internet, che sia un ufficio o un’abitazione domestica. Per quanto riguarda i software per commercialisti, la modalità cloud è molto interessante perché consente di condividere con il cliente documentazioni, report, informazioni varie ecc.
Quali sono le caratteristiche che deve avere un buon software per commercialisti?
Gli studi dei commercialisti sono chiamati ad assolvere molteplici compiti, alcuni relativamente semplici, altri molto complessi e anche particolarmente delicati dal momento che riguardano aspetti contabili, fiscali e legali. La gestione delle varie problematiche può richiedere molte risorse, in termini di personale, tempo e denaro. Appare quindi del tutto logico che uno studio debba avvalersi di un software gestionale in grado di minimizzare, nei limiti del possibile, il carico di lavoro attraverso l’ottimizzazione dei tempi e la riduzione degli errori.
A tale scopo è indispensabile che un tale software sia innanzitutto di facile utilizzo e dotato di un’interfaccia user-friendly. Questo è soprattutto importante per due motivi: consente di poter affidare il lavoro anche al personale meno esperto e riduce il rischio di commettere errori (più un programma è complesso, più facile è sbagliare, soprattutto se si è alle prime armi).
Come già accennato parlando dell’importanza della modularità, un tool per commercialisti deve essere facilmente adattabile a tutte le realtà aziendali, dal piccolo artigiano alla grande società per azioni. In altri termini deve essere un software flessibile e facilmente personalizzabile.
Deve, infine, essere facilmente aggiornabile per quanto riguarda le varie norme contabili e fiscali. Quest’ultimo è un requisito imprescindibile per chi fornisce consulenza aziendale.
Riassumendo il tutto in pochissime parole, un programma per commercialisti deve essere strutturato in modo tale da poter garantire una gestione aziendale a 360 gradi efficiente ed efficace attraverso vari moduli.